Det var 3. oktober i fjor at kontrollutvalget i Øvre Eiker vedtok å be Buskerud Kommunerevisjon om å gjennomgå kommunens innkjøpsrutiner. Vedtaket kom etter at det gikk flere rykter om feil og mangler ved rutinene, og at det i flere tilfeller var bestilt forholdsvis store jobber uten noen form for konkurranse.

Kontrollutvalget fikk dessverre rett. I hele 26 av de 47 anskaffelsene som revisjonen gjennomgikk med lupe, ble det påpekt direkte feil og mangler ved innkjøpsrutinene. Og det er ikke småpenger kommunen handler for. De 47 innkjøpene utgjorde nemlig 104 millioner kroner. Kommunens totale innkjøp i 2010 var på hele 268 mill. kroner fra til sammen 4.000 leverandører.

Følger ikke lover og regler
Rapporten fra Buskerud Kommunerevisjon er ikke nådig i sin karakteristikk av enkelte etater i Øvre Eiker kommune. I rapporten heter det blant annet at «…noen av kommunens virksomheter i liten grad følger prosedyrekravene i regelverket for offentlige anskaffelser».

De anbefaler derfor at kommunen gjennomgår alle sine rutiner med tanke på innkjøp, og anbefaler samtidig at antallet leverandører reduseres betraktelig gjennom såkalte rammeavtaler.

Har gitt tilsvar
Rådmann Øyvind Hvidsten og økonomisjef Toril V. Sakshaug har fått se den foreløpige rapporten og fått anledning til å uttale seg. Deres «medisin» for å bedre rutinene er i korte trekk bedre kursing av ansatte, færre innkjøpere og bedre dataverktøy. De har også inngått 12 nye rammeavtaler i 2011. Dette forenkler innkjøp samtidig som det trolig gir bedre priser.

Rapporten fra kommunerevisjonen beskriver forhold som var i 2010. I fjor økte Øvre Eiker kommune bemanningen på innkjøp med 50 prosent og har nå en heltidsstilling på dette.

I svaret fra rådmannen er det ikke gitt noen kommentarer til enkeltinnkjøpene som revisjonen mener er kritikkverdige.

Svakheter og feil
Buskerud Kommunerevisjon har brukt lang tid på å lete seg gjennom arkiver og dokumenter for å finne dokumentasjon på innkjøpene. Lov om offentlig innkjøp og forskrifter forlanger nemlig at hele innkjøpsprosessen er sporbar gjennom logger og rapporter. Hvis ikke kan kommunen komme i erstatningsansvar dersom en leverandør mener seg forbigått. Det kan bli en kostbar lærepenge for kommunen.

Av de 47 anskaffelsene som ble undersøkt, var det bare fem som var helt i tråd med regelverket i tillegg de 12 som ble gjort via rammeavtaler og derved helt kurante. Tre av innkjøpene ble gjort med utgåtte rammeavtaler og derfor strengt tatt ikke riktige.

Men hele 12 av 47 anskaffelser ble stemplet som brudd på regelverket. I tillegg var 11 anskaffelser så dårlig dokumentert at revisjonen ikke kunne vurdere om det var gjort feil eller ikke.



Rådmann Øyvind Hvidsten får en skikkelig jobb med å rydde i egne innkjøpsrutiner dersom kommunen skal handle etter loven. En revisjonsrapport vider at det er et stort forbedringspotensial.


Her er listen revisjonen avslørte
Vi vil her understreke at det ikke er rettet kritikk mot noe enkeltselskap fra revisjonsselskapet. Kritikken rettes mot kommunen for manglende kontroll og rutiner.

Øvre Eiker kjøpte tjenester fra Hobbelstad & Rønning for 5,68 mill. kroner i 2010 i forbindelse med byggingen av Lerberg Barnehage. Jobben ble satt ut på anbud i henhold til reglene, men i kommunens arkiver finnes det ikke dokumentasjon på bedriftens kvalifikasjonskrav som firmaattester, skatteattester, regnskapstall m.m. Dette er attester alle bedrifter må sende inn i forbindelse med anbud.

For dette innkjøpet finnes det heller ikke konkurransedokumenter eller anbudsprotokoll. Her var det riktignok to utlysninger, men orden i papirene er det ifølge rapporten ikke. Revisjonen har derfor vanskeligheter med å vurdere om anskaffelsen er i tråd med regelverket.

Også Bermingrud Entreprenør er en stor leverandør til kommunen. De solgte tjenester for 5,07 mill. kroner i 2010 til Øvre Eiker i forbindelse med flerbrukshallen i Skotselv. Heller ikke her ble det funnet anbudsprotokoll eller kontrakt. En mappe fra Bermingrud ble funnet i en kasse på arkivet til kommunen. Denne viste at entreprenøren hadde oppfylt sine krav til dokumentasjon. Men for revisjonen var det vanskelig å vurdere om tildelingen av oppdraget var gjort i henhold til regelverket.

Bygg-samordning as fakturerte kommunen for jobber med til sammen 911.000 kroner. Dette for bygging av garasjer i forbindelse med veiomleggingen på Lerberg og ny innkjøring til barneskolen. Dette ble behandlet som hastesak og det ble ikke innhentet anbud fra flere. Dette stempler revisjonen som et klart brudd på regelverket.

Også Levante Innredninger as har jobbet for kommunen. De har levert innredninger til rådhuset for 669.000 kroner. Disse jobbene er ikke utlyst og heller ikke hentet inn anbud fra andre leverandører. Anskaffelsen er dermed et brudd på lovverket.

Norsk Enøk og Energi as har fungert som konsulent i forbindelse med byggingen av den nye ungdomsskolen. De har utført tjenester for 973.000 i 2010 og arbeidet ble aldri lagt ut på anbud. De hadde oppdrag for kommunen fra før og ble bare «tatt inn» i prosjektet med skolen. Nok et direkte brudd på reglene mener revisjonen.

Multiconsult as prosjekterte rundkjøringen på Lerberg og sendte en faktura på 1,1 mill. kroner for dette. Anskaffelsen ble ikke utlyst og den er gjort som en direkte anskaffelse hos konsulent. Den blir derfor stemplet som et brudd på regelverket for offentlige anskaffelser.

Olaf Helge Ask as er en lokal elektroentreprenør kommunen har benyttet seg av mye – spesielt innen vann og avløpsanleggene. I 2010 hadde de jobber for 497.000 i kommunen uten noe anbud. Det er senere inngått rammeavtaler for dette firmaet slik at forholdet er innenfor regelverket nå.

Kjemikalier til renseanleggene leveres av Kemira Chemicals as. De leverte tjenester for 486.000 kroner og det skal visstnok ikke være mange leverandører å velge mellom. Kommunen hevder det er gjort forespørsler hos flere leverandører, men noen dokumentasjon på dette finnes ikke. Også denne leveransen stemples som et brudd på regelverket.

Kommunen er også en stor bruker av busstjenester hos TH. Liens Turistbusser. I 2010 alene kjøpte de tjenester for 1,1 mill. kroner. Hoveddelen av dette skal være i forbindelse med de såkalte Toleransereisene. Disse transportoppdragene ble aldri utlyst og blir av revisjonen stemplet som en direkteanskaffelse som er i strid med regelverket. Også her anbefaler revisjonen at det inngås rammeavtaler for å få ting på rett kjøl.

Trollhaugen Seniorsenter ble som kjent reddet fra konkurs av blant annet Øvre Eiker kommune i fjor. Men året før ble det også kjøpt tjenester. Summen var da 3,8 mill. kroner og innkjøpene fram til 7. september var i henhold til regelverket. Problemet var at rammeavtalen da gikk ut på dato og innkjøp etter dette formelt sett var ugyldige. Først i februar 2011 ble det inngått en ny avtale med senteret.

I tillegg til nevnte saker er det en rekke som betegnes som mulige brudd. Det er blant annet kjøpt inn en bil til 600.000 kroner uten dokumentert avtale. Det er også kjøpt store mengder med kolonialvarer fra Asko etter at gjeldende avtaler er gått ut. Bama og kommunen har et lignende forhold der alle varer kjøpt ette 1. august ikke er i henhold til reglene. Kommunen kjøpte varer fra Bama for 941.000 kroner i 2010.

Også når det gjelder Uloba (brukerstyrt personlig assistanse) er et påpekt kritikkverdige forhold. Her har heller ikke revisjonen fått svar på henvendelsen sin til kommunen. Det er dermed vanskelig for revisjonen å si noe om lovligheten av avtalen som utgjør hele 2,5 mill. kroner.

Det er flere tilfeller innen helse og omsorg som blir påpekt. Kjøp av psykologtjenester, barnevernkonsulenttjenester, og andre tjenester er ikke godt nok dokumentert og de fleste er kjøpt inn uten at noen pristilbud eller at anbud er innhentet.

Kontrollutvalget
- Vi har mottatt rapporten og oversender den til kommunestyret der vi anbefaler at det blir vedtatt at rådmannen må foreta en gjennomgang av innkjøpsrutinene innen 1. oktober. Jeg forventer at kommunestyret ser alvoret i denne saken og at de følger opp, sier leder av kontrollutvalget, Øyvind Birkeland til Eikernytt.no.

Kontrollutvalgets leder sier også at de ble overrasket over at det var så mange saker som ble avdekket. – Vi er klar over at innkjøp er generelt vanskelig, og rapporten viser jo at enkelte har tatt for lett på dette, sier Birkeland.

Kontrollutvalget er også bekymret for at kommunen kan komme i et erstatningsansvar overfor andre leverandører som måtte føle seg forbigått i en innkjøpssituasjon. Dette kan påføre kommunen store utgifter.

Les hele rapporten HER